Buzón de correo

La nueva funcionalidad de Buzón de Correo permite gestionar mensajes de correo electrónicos entrantes. Entre otras acciones, se pueden leer, responder, reenviar, asignar a diferentes objetos de Elevia (como clientes, pólizas, recibos...) , imprimir y distribuir dentro de un árbol de carpetas.

Esta nueva herramienta permite el seguimiento de las comunicaciones con los clientes, tanto de entrada como de salida, facilitando una mejor interconexión entre los diferentes elementos de gestión y las comunicaciones que se producen a partir de dichos objetos.

Carpeta: El árbol de carpetas del buzón muestra exactamente la estructura de carpetas que el usuario tenga configuradas en su buzón de entrada de correo. El número que se especifica entre paréntesis al lado del nombre de la carpeta indica la cantidad de mensajes no leídos dentro de la carpeta. El árbol de carpetas es desplegable a distintos niveles. Cada carpeta puede ser seleccionada. Al seleccionar una carpeta se actualizarán los correos del buzón principal y se mostrarán los correos contenidos dentro de la carpeta en el lado derecho de la pantalla.

Buscador de correos: En la parte superior de la lista de correos, podemos buscar un correo a partir del remitente y también a partir de otros filtros que nos permiten realizar una búsqueda avanzada. La búsqueda se realiza siempre sobre la carpeta actualmente seleccionada.

De: correo o nombre del remitente

Asunto: por palabra clave

Fecha: Intervalo de fechas. Es posible omitir el inicio o el fin. El intervalo de fechas es inclusivo en la fecha inicial y exclusivo en la final

Indicadores: Nos permite filtrar correos que han sido leídos o no leídos, respondidos o no respondidos e importantes y no importantes. Se puede seleccionar más de un criterio y combinarlos.

Tipo de objeto: Permite filtrar los correos por correos asignados a clientes, pólizas, recibos y/o siniestros.

Estado: Permite filtrar los correos por los criterios de asignado, desasignado, preasignado y sin asignar.

Asignado: El correo ha sido asignado a un objeto determinado (cliente, póliza, recibo, siniestro...)

Desasignado: El correo ya no estará asignado al objeto con el que estaba vinculado.

Preasignado: El correo ha sido automáticamente asignado pero la asignación debe ser validada por el usuario.

Sin asignar: El correo no está vinculado con ningún objeto.

Lista de correos: Se muestran todos los correos que responden a los filtros seleccionados en la búsqueda avanzada y que pertenecen a la carpeta seleccionada en el árbol de carpetas.

Botón Redactar: Botón que permite abrir una ventana en la que podremos redactar una comunicación de correo (para más información consultar manual básico de comunicaciones)

Visualizar contenido de un correo

Cuando hacemos click sobre cualquiera de los correos que aparecen en la lista de la pantalla del Buzón de Correo o bien sobre el botón , accedemos automáticamente al contenido del mismo y, además, podemos realizar algunas acciones adicionales sobre dicho correo.

En la pestaña correspondiente al Mensaje, podemos identificar una cabecera en la que observamos los datos del remitente, el asunto del correo, los datos del destinatario, la fecha de envío y si existen destinatarios adicionales en copia (CC).

Bajo la cabecera, podemos leer el contenido del mensaje del correo electrónico.

En la pestaña denominada Adjuntos, podemos ver si viene algún fichero adjunto con el correo electrónico y podemos descargarlo en nuestro ordenador mediante el botón

Editar permite asignar o desasignar el correo de un objeto determinado (ver el apartado Seguimiento de Correos)

Acciones dispone de las siguientes funcionalidades:

Ver cliente/póliza/recibo/siniestro: Enlace que nos lleva directamente a la ficha de consulta del objeto con el que esté vinculado el correo. Esta opción sólo aparecerá si ya existe una asignación para el correo.

Responder: Abre una ventana de nueva comunicación con los datos del remitente como destinatario de dicha comunicación y con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo.

Responder a todos: Abre una ventana de nueva comunicación con los datos del remitente y los demás destinatarios en copia como destinatarios de dicha comunicación y con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo. Esta opción sólo aparecerá si existen direcciones de correo en copia.

Reenviar: Abre una ventana de nueva comunicación sin datos de destinatario pero con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo.

Imprimir: Crea un archivo en formato PDF del correo para su impresión.

Acciones sobre un correo en la lista de mensajes

Desde la consulta general del buzón de correo muestra el detalle de todos correos electrónicos y aparecen una serie de acciones que podemos realizar sobre el mensaje en el que está dicho botón. Estas acciones dependerán de las características del mensaje.

Ver cliente/póliza/recibo/siniestro: Enlace que nos lleva directamente a la ficha de consulta del objeto con el que esté vinculado el correo. Esta opción sólo aparecerá si ya existe una asignación para el correo.

Asignar-Reasignar/Desasignar correo: Permite vincular o desvincular el mensaje con un objeto determinado como un cliente, una póliza o un recibo (ver el apartado Seguimiento de Correos)

Responder: Abre una ventana de nueva comunicación con los datos del remitente como destinatario de dicha comunicación y con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo.

Responder a todos: Abre una ventana de nueva comunicación con los datos del remitente y los demás destinatarios en copia como destinatarios de dicha comunicación y con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo. Esta opción sólo aparecerá si existen direcciones de correo en copia.

Reenviar: Abre una ventana de nueva comunicación sin datos de destinatario pero con el contenido del mensaje en el cuerpo del correo.

Imprimir: Crea un archivo en formato PDF del correo para su impresión.

Mediante el botón , también podemos realizar otras gestiones adicionales sobre el mensaje en el que se encuentre dicho botón. Las gestiones que podemos realizar dependerán de la situación en la que se encuentre el mensaje en ese momento.

Marcar leído / no leído: Marca el mensaje como leído (sin indicador) o no leído con el indicador según si se encuentra en un estado u otro.

Importante: Marca el mensaje con el indicador si es importante, y desmarca el indicador si no lo es.

Recuperar: En caso de haber archivado el mensaje, esta opción permite recuperarlo a la carpeta de origen.

Spam: Etiqueta el mensaje de correo como “no deseado” y lo envía a la carpeta de Spam.

Archivar: Mueve el mensaje de correo a la carpeta Archivo.

Papelera: Mueve el mensaje de correo a la carpeta de Elementos Eliminados o Papelera.

Seguimiento de correos

Con esta nueva funcionalidad de Elevia, los correos electrónicos pueden ser puestos en seguimiento. Para poner en seguimiento o asignar un mensaje de correo electrónico, lo asociaremos con un objeto concreto del programa.

Los objetos de Elevia que se pueden asignar a correos son:

Clientes

Recibos

Pólizas

Siniestros

La función principal de la funcionalidad de seguimiento o asignación es que las respuestas a un mensaje que ha sido asociado anteriormente sean asociadas a la misma figura que el mensaje original.

Es decir, por ejemplo, cuando asignemos un mensaje de correo electrónico a un cliente determinado de nuestra base de datos de Elevia ocurrirá lo siguiente:

Las sucesivas respuestas al correo serán asignadas a la misma figura asociada originalmente, es decir, al cliente seleccionado.

Los datos del correo (cabecera, cuerpo y adjuntos) serán almacenados en el histórico de comunicaciones de la figura asociada (cliente, póliza, recibo o siniestro).

Asignación de Correos

Podemos asignar un mensaje de correo electrónico a un objeto determinado de Elevia de dos formas distintas, a saber:

1. En la pantalla principal en la que aparece el listado de correos, haciendo click sobre el botón y luego sobre la opción Asignar o Reasignar correo

2. En la pantalla de visualización del contenido del mensaje, haciendo click en el botón Editar y luego en la opción Asignar correo.

En ambos casos, aparecerá la siguiente pantalla de asignación:

Asociar a: Podemos elegir entre los objetos Clientes, Pólizas, Recibos y Siniestros.

Cliente / Póliza / Recibo / Siniestro: Deberemos seleccionar a qué elemento en concreto del objeto seleccionado queremos asociar el correo.

Modo asignación: Podemos elegir entre tres modos de asignación.

Asignación única: La asociación entre el mensaje de correo y el elemento del objeto seleccionado (el cliente, la póliza, el recibo o el siniestro) se realizará únicamente una vez y no afectará a futuros mensajes de correo.

Todas las respuestas: Las sucesivas respuestas al correo serán asignadas al mismo elemento del objeto seleccionado.

Respuestas sin asignar: Las sucesivas respuestas al correo serán asignadas a la misma al mismo elemento del objeto seleccionado únicamente si no han sido asignadas a otros objetos del programa.

Cuando se realiza el proceso de asignar un correo, se genera una nueva entrada en el histórico de comunicaciones de la figura asociada. En dicho histórico de comunicaciones, se almacenarán los siguientes datos del correo:

Cabecera: Remitentes, direcciones, sujeto, fecha…

Cuerpo: cuerpo del mensaje

Adjuntos: Los ficheros adjuntos e almacenarán en el apartado de Enlace Documental del objeto con el que está asociado el correo.

Si se elimina un correo del buzón, esto no afectará a su histórico de comunicaciones asociado, en caso que existiera.

Desasignación de Correos

De manera inversa, también podemos desasignar mensajes de correo electrónico de los objetos a los que han sido asignados con anterioridad. El indicador nos permite saber inmediatamente si un correo electrónico está asignado o no.

Por otro lado, igual que ocurría con la asignación, la acción de desasignar la podemos hacer de dos maneras distintas:

1. En la pantalla principal en la que aparece el listado de correos, haciendo click sobre el botón y luego sobre la opción Desasignar correo

2. En la pantalla de visualización del contenido del mensaje, haciendo click en el botón Editar y luego en la opción Desasignar correo.

Cuando realizamos esta acción, aparece la siguiente pantalla en la que debemos seleccionar en qué modo realizamos la desasignación.

Desasignación única: Se elimina la asociación con el objeto de Elevia únicamente para el correo seleccionado.

Desasignar todas las respuestas: Todas las respuestas relacionadas con el correo seleccionado pasan al estado desasignado independientemente de su estado anterior.

Desasignar respuestas dependientes: Se desasignan todas las respuestas relacionadas con el correo seleccionado que tengan el mismo objeto asignado, independientemente de su estado.

Desasignar orígenes: Son desasignados el correo seleccionado más los sucesivos correos relacionados hasta llegar a la raíz del árbol de envíos y respuestas, es decir, el primer correo original.

Desasignar toda la estructura: Se desasigna toda la estructura de envíos y respuestas relacionadas con el correo seleccionado.

Símbolos indicadores

La nueva funcionalidad de Buzón de Correo de Elevia, introduce nuevos estados y por ello se han diseñado una serie de indicadores que permitan una lectura más rápida e intuitiva de los diferentes estados de los mensajes de correo electrónico.

La siguiente tabla muestra la simbología de los indicadores de estado para el Buzón de Correo: