Agrupación de Mailings

Mediante el proceso de Agrupación de Mailings tenemos la posibilidad de configurar y automatizar el envío de listados creados previamente a uno o varios destinatarios según seleccionemos.

Estos envíos se realizan agrupados según destinatario, esto es, dependiendo del destinatario que seleccionemos al inicio de la configuración, podremos concretar exactamente, dentro de ese grupo de destinatarios, a quién enviamos el listado o los listados que queramos hacer llegar puntual o periódicamente.

Por otro lado, los listados que podemos enviar son aquellos que hemos creado previamente a través del apartado Informes y que se pueden referir a recibos, clientes, pólizas, siniestros… y otras informaciones de valor en Elevia. Para configurar correctamente el proceso de Agrupación de Mailing debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1 – El listado o listados que queramos enviar deben estar previamente configurados (aunque pueden modificarse algunos filtros en la configuración de la agrupación). Para la creación y/o modificación de listados iremos al apartado Informes, opción Listados.

2 – Los destinatarios a los que queramos enviar los listados deben estar convenientemente dados de alta y con la dirección de e-mail actualizada. La creación y/o actualización de destinatarios (clientes, ejecutivos, colaboradores y usuarios) se realizará en su apartado correspondiente.

3 – Si utilizamos una plantilla de e-mail, debemos tener la plantilla creada y/o actualizada también con antelación. La creación y/o actualización de plantillas de e-mail la realizaremos a través del apartado Comunicaciones, opción Plantillas email.

A través de la barra de Procesos Batch - Planificador actividades, permite configurar los listados que se van a enviar a los diferentes destinarios:

Con el botónNuevo, podemos realizar una nueva planificación del envío de un listado automático, seleccionando la plantilla Agrupación Mailings:

Nombre: Introduciremos el nombre que queramos darle a la actividad.

Cuando hacemos click en Aceptar, pasamos al asistente de configuración de la Agrupación de Mailings:

PASO 1: Listado

En esta pantalla seleccionaremos los listados que queremos enviar por email y el destinatario del email:

Listado: Se abrirá un desplegable en el que podemos seleccionar uno de los listados que tengamos previamente creados en Elevia. El listado puede ser de cualquier tipo: pólizas, clientes, recibos… Además, conforme vayamos utilizando y modificando estos listados en la configuración de Agrupación de Mailing, se guardarán copias que también podremos localizar en este desplegable.

- Añadir: Podemos añadir un nuevo listado que se enviarán a los destinatarios elegidos como archivos adjuntos.

- Eliminar: Nos permite borrar un listado seleccionado en cualquier momento durante la configuración.

- Editar: permite configurar el filtro del listado. Es importante entrar en este botón para que el programa cree un duplicado del listado así no se podrá modificar desde Informes.

- Añadir o modificar los campos a filtrar.

Fórmulas de fecha

Ejemplos:

Filtro datos del mes pasado

Filtro datos de la semana pasada

· Filtro datos de aquí 2 meses

· Filtro datos de ayer

· Filtro datos + 30 días pendientes

Generar archivo en enlace documental: guarda los listados seleccionados y enviados en el enlace documental del destinatario.

Generar incidencia: crea una incidencia en el apartado Incidencias del destinatario.

Destinatario: Debemos seleccionar el Destinatario del email que contendrá los listados seleccionador: Clientes, Colaboradores, Compañías, Usuarios y Ejecutivos. En caso de que el destinatario no sea el usuario el programa automáticamente enviara un email a cada destinatario con sus datos. Por ejemplo, si un listado contiene datos de 5 colaboradores el programa enviara un email a cada colaborador con sus datos.

Plantilla de cuerpo de email: Podemos seleccionar una Plantilla de cuerpo de email que tengamos predefinida en el apartado Comunicaciones. Esta plantilla es la que podremos editar en el paso siguiente de la configuración. En todo caso, la selección de una plantilla es opcional.

PASO 2: Enviar email a

En esta pantalla se debe indicar el mensaje de correo electrónico que va a recibir el destinatario, puede venir predeterminado a través de una plantilla seleccionada en el paso anterior de la configuración o bien creándolo desde la plantilla en blanco.

PASO 3: Destinatarios

En esta pantalla se deben seleccionar los destinatarios que van a recibir el email con los listados adjuntos, el tipo de destinatario viene definido en el PASO 1.

Además, si lo deseamos, en cualquier momento podemos deshacer la operación y borrar a todos los destinatarios haciendo click en el aspa ubicada a la derecha del campo principal de destinatarios.

En caso de que el destinatario no sea el usuario el programa automáticamente enviara un email a cada destinatario con sus datos. Por ejemplo, si un listado contiene datos de 5 colaboradores el programa enviara un email a cada colaborador con sus datos.

Al Aceptar, procede a crear la plantilla y solicita si se quiere dejar la actividad como Activa Si o No, posteriormente se debe proceder a Planificar o Ejecutar mostrando la actividad configurada en el Historial de actividades o Mis actividades, véase el apartado, Consulta actividad.

Recepción de Listados

En el momento en que se ejecuta la actividad, se envían los mensajes a los destinatarios vía correo electrónico con tantos archivos adjuntos como listados hayamos configurado.

Por otro lado, el listado o los listados configurados para el envío se recibirán en formato de hoja de cálculo. Los datos del listado se corresponderán únicamente con los que correspondan al destinatario o a los destinatarios seleccionados.

Se enviarán tantos correos electrónicos como destinatarios hayamos configurado. Y los destinatarios recibirán tantos archivos adjuntos en sus mensajes como listados hayamos estipulado. Además, en todos los casos, el contenido de los listados siempre estará directamente relacionado con el destinatario, de manera que cada uno recibirá la información que le corresponda, evitándose que un destinatario reciba información no adecuada.