Derechos RGPD

Aplicar la RGPD en una correduría de seguros implica implementar procesos, controles y documentación para proteger los datos personales de clientes y empleados, y cumplir con sus derechos. Además, establece condiciones concretas sobre el procedimiento a seguir para atender a los clientes en el ejercicio de sus derechos.

En caso de que cualquier cliente quiera ejercer sus derechos establecidos por la RGPD, se debe realizar desde la consulta del cliente a través del menú Editar - Ejercer derecho accederemos al formulario para solicitudes de derechos RGDP:

Al seleccionar cualquier derecho se generará una incidencia automática dejando constancia quien ha realizado el cambio y la fecha que lo ha solicitado, permitiendo definir flujo de tareas a través del gestor de procesos.

Derecho a estar informado

El RGPD amplía la información que debe ser comunicada en el momento de recabar datos personales. Se debe proporcionar mayor información y de un modo más inteligible, completo y sencillo, lo que favorecerá la toma de decisiones.

Ø Para que sirve: sirve para garantizar que el cliente conozca cómo y por qué se utilizan sus datos personales.

Ø Beneficio: Aporta transparencia y confianza, protegiendo los derechos del cliente y la reputación de la correduría.

Ø Como hay que actuar

Es necesario modificar el contrato que debe firmar el cliente, siguiendo las instrucciones de los asesores:

• Crear nueva versión del contrato

• Modificar el documento explicativo

• Reenviar el contrato a los clientes pendientes de firmar

• Cuando el cliente lo remita adjuntar el documento e indicar como firmado

Derecho al acceso

Se reconoce el derecho a obtener una copia de los datos personales existentes han sido recolectados, procesados y almacenados y con qué propósito.

Ø Para qué sirve: Permite al titular saber qué datos se tienen sobre él, cómo se usan y con qué finalidad.

Ø Beneficio: Transparencia y control sobre la información personal.

Ø Como hay que actuar

· Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho al acceso (incidencia automática)

· Si el cliente envía email o la solicitud, guardar en Documentos

· Si el cliente lo solicita por teléfono enviar plantilla por email o carta

· Envío del documento al cliente: PDF con la Información que se requiere

· Seguimiento de recepción del documento del cliente y cierre de la solicitud (Tarea)

· Desde cualquier cliente a través del menú Acciones - Extraer datos (derecho de acceso), genera fichero con todos los datos del cliente: direcciones, domiciliaciones, contactos, pólizas, recibos, siniestros,…

Derecho a la rectificación

El cliente solicita la corrección de datos que están incompletos o incorrectos.

Ø Para qué sirve: Permite corregir datos inexactos o incompletos.

Ø Beneficio: Asegura que los registros sean correctos y evita errores que puedan afectar al cliente.

Ø Como hay que actuar

· Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho a la rectificación (incidencia automática)

· Si el cliente envía email o la solicitud, guardar en Documentos

· Si el cliente lo solicita por teléfono enviar plantilla por email o carta

· Se realiza la corrección en el sistema y si es necesario en la compañía

· Envío email al cliente con las correcciones

Derecho a ser olvidado

El cliente solicita a la correduría que elimine sus datos personales de forma permanente. En caso que el cliente tenga contratos que deban guardarse en la base de datos deben protegerse (encriptarse).

Es la consecuencia de la aplicación del derecho al borrado de los datos personales.

Ø Para qué sirve: Permite solicitar la eliminación de datos cuando ya no son necesarios o se retira el consentimiento.

Ø Beneficio: Protege la privacidad y limita la conservación innecesaria de datos.

Ø Como hay que actuar

· Si el cliente envía email o la solicitud, guardar en Documentos

· Si el cliente lo solicita por teléfono enviar plantilla por email o carta

· Aviso a las aseguradoras de la activación del derecho al olvido

· Envío email al cliente de confirmación de su solicitud

· Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho al olvido (incidencia automática y     Encriptación de los datos del cliente)

Derecho a limitación de tratamientos

La limitación de tratamiento permite al cliente solicitar el bloqueo temporal del tratamiento de sus datos cuando no quiera recibir ningún tipo de información.

Ø Para qué sirve: Permite restringir temporalmente el uso de los datos en ciertas circunstancias.

Ø Beneficio: Evita usos indebidos mientras se verifica o se resuelven incidencias sobre los datos.

Ø Como hay que actuar

o Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho a restringir el procesamiento (incidencia automática)

§ Desactivar Autoriza envío información general y Autoriza envío información comercial

o Si el cliente envía email o la solicitud, guardar en Documentos

o Si el cliente lo solicita por teléfono enviar plantilla por email o carta

o Envío email al cliente de confirmación activación

Esto supone que el cliente no debe aparecer en ningún proceso comercial a través de campañas.

Derecho a la portabilidad de datos

El derecho a la portabilidad de los datos es una forma avanzada del derecho de acceso por

el cual la copia que se proporciona al interesado debe ofrecerse en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

Ø Para qué sirve: Permite recibir los datos en un formato estructurado y transferirlos a otro responsable.

Ø Beneficio: Facilita el cambio de proveedor o sistema sin perder información.

Ø Como hay que actuar

· Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho de portabilidad (incidencia automática)

· Si el cliente envía email, guardar en Documentos

· Generación de fichero Excel con todos los datos del cliente

· Envío email al cliente o al proveedor con el Excel

· Seguimiento de recepción del documento del cliente y cierre de la solicitud (Tarea)

Derecho a no ser sujeto a toma de decisiones automatizadas

El cliente solicita la intervención humana en la toma de decisiones en lugar de ser objeto de decisiones tomadas por algoritmos.

Ø Para qué sirve: Protege frente a decisiones basadas únicamente en procesos automatizados que puedan afectar al titular (ej. scoring, perfiles).

Ø Beneficio: Evita discriminación o impactos negativos sin intervención humana.

Ø Como hay que actuar

· Registro de la petición del cliente, Ejercer derecho No ser sujeto de toma de decisiones automatizadas (incidencia automática)

· Si el cliente envía email, guardar en Documentos

.  Envío email al cliente de confirmación de activación de restricciones

Derecho a objetar el procesamiento

El cliente solicita que no se usen sus datos para autoridades públicas o empresas que proceses sus datos sin consentimiento explícito.

Ø Para qué sirve: Permite oponerse al tratamiento de los datos, especialmente para marketing directo.

Ø Beneficio: Protege al titular frente a comunicaciones no deseadas o usos no autorizados.

Ø Como actuar en segelevia

• Registro de la petición del cliente, Ejercer Derecho a objetar el procesamiento (incidencia automática)

• Si el cliente envía email, guardar en Documentos

• Envío email al cliente de confirmación de activación de restricciones

Este check debe tenerse en cuenta en el proceso de campañas comerciales, para que no aparezcan los clientes que se opongan al tratamiento.